GTD(Getting Thing Done)嚴格來說並不算是一個時間管理系統,
而是增加效率的一種方法,經過了適應期,我的GTD系統也開始慢慢的步入軌道,
在這裡寫出一些我的心得給大家做參考。
GTD最簡單的做法就是:把腦袋給完全清空,你不用再去記憶等一下該做什麼事,
把記憶該做的事縮短到2分鐘以內,2分鐘以後的事情便記下來,依照緊急的程度,
等到有時間的時候或者是把它插入到行事曆中去處理。
以前我的生活是這樣子的:
起床,打開電腦,看一下網站…然後想著該做什麼事之後吃午餐,
做預定的一些報告,但是因為資料不全所以大部份時間花在資料搜尋身上,
原本預計在上課前完成卻因為資料搜尋的關係沒辦法處理完,
在做資料搜尋之前又不小心神遊到其它網站(臨時想到要買新的硬碟,所以上網拍搜尋硬碟)…
上課,下課,繼續我的報告以及資料搜尋。做到一半又突然想起自己的帳單今天是最後一天,
只好衝到便利商店把錢繳掉。回頭做報告,睡覺。計劃隔天去買硬碟。
導入GTD後我的生活變這樣子:
起床,看一下我的待辦事項清單,把昨天已經列出來報告缺的資料做完資料搜尋,
吃午飯的時間順便搜尋了硬碟價格並決定型號,下午把報告完成,做最後潤稿,列印出來,
在上課的途中把該繳的帳單繳完,下課回家途中順便買了新硬碟,回家後裝上新硬碟,
剩餘時間做自己想做的事,睡覺。
一般在時間管理上太多人花費腦力在記"該要做什麼"上,
而有些記憶力比較差的人(像是我),就常常忘東忘西,有時候做事的時候才突然想到某件事情沒做,
就這樣突然的雜事插入我原本在做的正事(因為怕待會又忘了只好馬上做),反而連正事都拖慢了。
如果寫在待辦事項清單中,也會因為沒辦法分辨它的緊急程度,反而有可能把緊急的事情放在後面,
而較緩和的事情卻最先辦好。
工具在時間管理上是相當重要的角色,在我還沒PDA之前,
我是使用萬用手冊加上一本筆記簿和隨手貼做分類,現在有了PDA後,
因為數位記事的方便,所以整個速度我加快了約一倍。
我大致上使用的工具有:
1.隨手貼:用來記錄我臨時想到的事情,未來再整理到記事本或萬用手冊上。
2.萬用手冊:將排程好的事情一步一步做好。
3.記事本:做好待辦事項清單,依照不同的緊急程度把事項排在不同頁次中,
這樣我可以快速的判斷不同的緊急程度中哪一項又是要最先做的。
另外記事本又分為兩次,一本是待辦事項,另一本是inbox(不知道該怎麼翻),
inbox就是把所有要做的事情都記下來,等空閒的時候再分類入萬用手冊或是記事本上。
當一件事情進來了之後,我會先判斷是否可以在2分鐘內完成,
如果在2分鐘內可以完成的話我便立刻處理好,
超過2分鐘的話我會先記在inbox中,再分類到各工具中。
而事件(Event)我分為:
也許有一天(不緊急的事件,時間可以拖很遠,像是把要賣的東西弄好po上網)
等待清單(資料已送出但等待回音,通常是分組報告的內容或是等回信的e-mail)
下一步清單(排在今天的行事曆中,知道這件事做完接下來要做什麼事)
∟支援資料(知道做這件事時需要什麼樣的支援)
待辦事項(在Deadline前做好就可以的獨立事件,像是繳電話費)
最後在每一週空出一個晚上做緩衝區,以防止事情沒做完又拖到下個星期,
打亂了下個星期的排程。另外每星期花一個小時檢討哪個部份有缺點。
現在我大概都維持在兩個星期裡都有排程,因為我還是學生其實要做的事也很單純,
不過導入GTD的話,我做事的速度大概快了將近一倍有餘吧,現在買了新PDA後,
因為之前就已經用習慣了,所以用PDA後速度又更快了,分類也不用再重新抄寫,
直接複製貼上就行了,省了不少時間。
不過據說這套系統用在工作上比較有效,所以目前我算是訓練自己,
以後出社會工作後也許這套系統可以派上用場也說不定。
PS.之前我有PO文寫了一些小小心得,這套系統有相關的書籍,
我在之前的po文有寫到(關鍵字:GTD),BTW這本書在金石堂線上購書的價錢比博客來便宜。
另外PDA系統我比較推薦Palm系統(目前是使用SONY TH55),它的軟體較多,
很多軟體都是免費的而且整合性也不差,我聽說有在用GTD系統的朋友好像都是用Palm系統PDA。
至於Windows的PDA(PocketPC)我感覺比較不那麼直覺,但是花俏的功能倒不少,
但是軟體不多(免費的更少),也許是我很少接觸的關係吧(笑)。
PTT t-management 板 by baijee
[延伸閱讀] 如何成為時間管理的黑道高手
http://b5.blog.xuite.net/m2m-0000/blog.xuite.net/twhsi/Blog/8530382
[延伸閱讀] iGTD時間管理軟體介紹
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12624685
[延伸閱讀] "開始你的GTD"
http://blog.roodo.com/appleseed/archives/3909749.html
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