Thru Her Looking Glass

最近閱讀不少文章
很多文章還是探討7年級生(ME世代) 一些優缺點，

The Short Man

我和一位朋友傾談，他說雖然有兩份工作，而每月的收入卻非常低，
但他已很高興了。我很奇怪他還可以那麼開心，因為他的收入微薄，
要節衣縮食才可以供養他年邁的父母、岳父母，太太，
兩個女兒，還有一般家庭的各項開支。
他解釋說，那是因為數年前他在印度目睹一件事件的啟發。
當時他因為一次重大的挫折、心情低落，所以到印度散心。
他說他親眼看到一個印度婦人，用刀將她的兒子的右手切下來。
那婦人無助的眼神，以及四歲稚童痛苦的呻吟，
至今仍令他心頭作痛難以釋懷。 
你可能會問：為什麼那母親要這樣做？是否她的小孩太頑皮，
或是他的手受到感染？都不是，原來只是為了行乞！
那絕望的母親特意把孩子弄成傷殘，只是為了使他可以在街上行乞。
我的朋友嚇呆了，他把他吃到一半的麵包放下，
隨即有五六個小孩湧至，爭食這片佈滿沙石的麵包，
就如面對飢餓時的自然反應。
他對這情景很吃驚，他要導遊開車把他送到最近的麵包店，
他去到其中兩家，把所有的麵包都買下來，麵包店的老闆很愕然，
不過還是願意把所有都賣給他。他花了不足一百元，
就買到約四百塊麵包(即每塊少於 25仙)，
又用了一百元買一些日用品。
於是，他坐在一部載滿麵包的貨車往街上去，
當他分發麵包和日用品給那些大部份是傷殘的兒童時，
他們都報以歡喜和鞠躬，就是這樣，
他在生命中第一次想到人們怎麼可以為一片價值不足25仙的麵包而那麼感動。
他開始對自己說，他是多麼的幸運：他有個完整的身軀，
有一份工作，有個家庭，有機會抱怨食品的好與壞，
有機會穿衣服，有機會擁有很多這些人沒有的東西。
現在，我開始想到和感受到：我的生命是否真的那麼差？
也許吧？但想到這故事，我就覺得不是那麼慘。你呢？
或者下一次你覺得自己的生命很差的時候，
想想那個因為行乞失去了一隻手的小孩吧！
『滿足感』不是來自去滿足於你想要的，
而是能感受到： 你所擁有的，已是那麼足夠。

【主題學習】主題學習／創造一天>24小時的祕訣
根據杜拉克觀察發現，想要有效管理時間，可透過4步驟達成：首要記錄和分析自己每天的時間支配情形，找出浪費時間的元兇，然後集中時間做最重要的事。
管理大師 杜拉克
重要的事最優先 一次只做一件事

「人不善於管理自己的時間，」管理大師彼得‧杜拉克（Peter Drucker）在《有效的管理者》（The Effective Executive）一書中這樣說道。本書出版於1966年，距今已40年。時至今日，無論是經理人、高階主管、管理者或知識工作者，依舊陷於同樣的困境裡。

杜拉克認為，最能鑑別主管效能高低的關鍵因素，或許就是能否珍視時間。

杜拉克很了解主管的處境。他指出，主管的時間通常是屬於別人的，若以實際從事的活動來界定主管的角色，則主管應可被界定為組織的「俘虜」。杜拉克親身觀察發現，許多主管都是用了大量的時間，做了許多看似一定要完成的事情，但實際的貢獻或成效，卻是少之又少。

時間管理Step1：詳細記錄時間運用情形


杜拉克曾經請一位自覺記憶力良好的董事長，說明自己的時間支配情形。該名董事長萬分確信自己把時間井然有序地切割成3個部分，分別用在高階主管、重要客戶和投身社區活動上。但根據祕書連續6周的紀錄，董事長幾乎沒有從事上述活動，大部分的時間反而都是擔任調度者的角色，追蹤熟識客戶的訂單，然後不斷打電話到工廠，要求工廠處理訂單。

這就是主管自我感知和實際情形的落差。因此，杜拉克建議主管欲獲致成效的第一步，就是記錄自己真實的時間運用情形。主管不一定要親自記錄，最好是交由祕書或助理完成，但重點是要切實記錄下來，而且要當場記下，不要事後憑記憶。就算無法經年累月地進行，至少每年也要有兩次、每次持續3～4周地執行這項記錄工作。

一旦形諸文字，主管幾乎毫不例外地會發現自己把時間用在許多枝微末節的事情上。唯有透過切實記錄，並且反覆地省思自己的時間支配情形，才有可能重新思索和安排自己的行程。

時間管理Step2：系統化管理時間


完成時間紀錄之後，就可進第二步驟，即系統化的時間管理。杜拉克指出，管理者必須從紀錄中找出無生產力、浪費時間的活動，並且盡可能避免這類情形。不過，這還有賴管理者自問幾個問題：

1.「如果根本不做這些事情，會怎麼樣？」如果答案是「不會怎麼樣」，那就應該停止浪費時間在不會有任何成果的事情上。

杜拉克發現，有些大忙人之所以忙，是因為他們從不錯過任何事。他以一位自稱兩年內只有耶誕夜和新年在家吃晚餐的執行長為例，其實很多晚宴根本只是禮貌性邀約，他參加了反而徒增對方困擾；更有多達三分之一的餐會是就算公司任何一個高階主管都不參與，也不會影響公司業績。因此，如果一項活動對於組織或自己毫無貢獻，就該學習說不。

2.「在時間紀錄上的所有活動中，哪一項是可交由其他人完成，而且就算沒能做得更好，也可以做得一樣好的？」杜拉克在此提到了管理學有關「授權」的議題。授權並非意味著把自己的分內事推給其他人，而是如果某件事是可以交由其他人輕易地完成，就應該交付出去。主管應該把省下來的珍貴時間，拿去做更重要的事情。

3.「在我（主管）所做的事情當中，有哪些事浪費了你（部屬或其他同事）的時間，但對於你的效能卻是毫無貢獻的？」主管固然可以排除浪費自己時間的活動，但有些時候，他們浪費的其實是別人的時間。杜拉克認為，這種現象沒有明顯症狀，但還是可以透過提出上述問題來發現，而且要不怕聽到真話。
例如，某高階財務主管明知開會很浪費時間，卻還是要求所有部屬每次與會，而參與者為了表示出興趣，又會提出至少一個（多半是不相干的）問題，結果會議變得陣容龐大而冗長。主管的出發點是好的，他希望訊息暢通，而且不要有人被排除在外，但其實部屬也跟他一樣覺得開會很浪費時間。
在詢問部屬意願後，該名主管想出了新的方法：他在開會前，送出一份書面表格，註明本次會議的與會者、時間地點及主題，若其他人覺得需要了解相關資訊，可自行決定參與與否，但會後一定會立即接到會議內容的完整摘要，並歡迎提出意見或評論。
相較於先前動輒十幾個人一起開會，耗掉一整個下午，如今只有少數幾人和祕書（負責記錄）與會，前後只要一個多小時，而且沒人覺得被排除在外。

時間管理Step3：找出完整的時間區塊


無論是記錄和分析時間，或是排除不重要的活動與浪費時間的因素，都是為了讓主管可以騰出時間從事更重要、對組織或個人更有貢獻的工作。然而，無論多麼「大刀闊斧」，主管所剩餘的時間還是不會太多。

杜拉克認為，主管真正可以自由支配、而且可用來從事重要事務的時間，很少可以占到工作時間的四分之一。而且只要組織規模愈大，用在維持團隊合作和運作的時間就愈長，用在從事有生產力的活動的時間就愈短。

因此，主管要管理時間的最後一個步驟，就是找出一段完整的時間，專心地完成重要的事。

有些主管會選擇一周在家工作一天；有些則會在一周內安排半天，專門用來處理重要事務；另一個更常見的方法則是「早起」，亦即每天上班前，安排90分鐘在家工作，之後再準時上班。一般而言，早起工作還是比把工作帶回家更有效率，因為忙了一天的主管，通常到晚上都已累到沒辦法把工作做好了。
杜拉克指出，有效的主管永遠都會控制自己的時間管理，不但會連續記錄日誌、定期分析，還會為重要活動設定完成的最後期限，以了解時間是否在掌控範圍內。

【主題學習】如何把工作做完 做對 做好？

撰文／陳芳毓 工作愈做愈多？工時愈來愈長？ 改善績效、簡化工作的祕訣，在於建立一個能夠自動改善問題的工作流程：PDCA。 透過計畫（Plan）、執行(Do)、檢核(Check)、行動(Action)四步驟，讓你想得周延，執行力與績效將大大提升

【長宏專案管理顧問公司總經理周龍鴻 教你「用PDCA做時間管理」】

周龍鴻Profile 現職：長宏專案管理顧問公司總經理、台灣國際專案管理師協會理事長 學歷：成功大學EMBA 經歷：日月光半導體知識管理中心負責人

計畫多一點，做得少一點

常覺得工作怎麼做也做不完？工作前如果沒有做好事先規畫，最後必須花更多時間進行除錯與改正。所以，多花點時間做好事前計畫，你就能事事做得省時省力又輕鬆！

在辦公室裡，是不是常常覺得工作做不完，一定要加班才能完成？或覺得工作愈做愈多，無法收尾？
你有沒有想過，自己究竟在忙什麼？
「時間管理的殺手，就是沒有計畫，」長宏專案管理顧問公司總經理周龍鴻說。

 

多做計畫，避免天天救火

每天要做的事，可分成4種：急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫，不重要也不急迫。多數人會先做「急迫又重要」的事，往往「重要但不急迫的事」會因為一直拖著沒有做，有天突然變成「重要且急迫的事」。這時候，你就得趕去救火，要是沒救到，就會出大麻煩。「大部分的人很忙，是因為把應該拿來做計畫的時間拿去做急迫的事，使做『重要但不急迫的事』的時間變成0。這會造成惡性循環：今天要救火是因為昨天重要的事情沒做，今天重要的事又因為去救火不能做，所以明天又會著火，愈燒愈大，」周龍鴻說。
如果一開始就想省下計畫（Plan），執行（Do）的時間或許會一樣，但卻要花很多時間檢核（Check），最後甚至無法行動（Action）。這就是某些企畫案只能用來交差了事，實際執行卻漏洞百出的原因。想要簡化工作，必須做好明智的時間管理，把大部分時間都拿來做「重要但不緊急的事」。

 

審慎評估，避免規畫失焦

「做計畫」並不是寫出厚厚的一本報告，而是一個「事先規畫」的概念。周龍宏說，很多人一開始就直接寫計畫（他稱之為「小P」），卻沒有經過評估（也就是「大P」），最後結果一定會失焦。比如說，老闆要你寫一份企畫案，你沒有問清楚老闆的目的，也沒請教專家或資深同事的意見（跳過了大P），回去就開始埋頭找資料（直接進入小P）。最後寫出一本不符老闆和客戶需要的企畫，只好來來回回修改，反而浪費更多時間。
周龍鴻是這套「P理論」的忠實信徒。從約定採訪時間到採訪當天，約有兩周。期間，他與記者通過2次電話、2次MSN與數封e-mail，擬出4個版本的訪談內容。「我把你當成我的客戶，我要提供對《經理人月刊》讀者有用的內容，加上採訪時間已很接近截稿日，如此也可以讓你容易寫出稿子，」他對記者說。萬一，你一直都忙著處理「急迫又重要的事」，沒時間做計畫，可以採取的策略就是「速戰速決」，省下一點時間思考。
「你有沒有想過，萬一你又掉了一次錢包，該怎麼辦？」周龍鴻從口袋裡掏出皮夾，抽出一張折得四四方方的A4紙張，上面是他的駕照、身分證等重要文件的影印。掉過一次皮夾後，他學會把所有證件正本留在家裡，只帶一張有照片的健保卡做為證明之用。「『掉皮夾』就像一個專案，結案後要把特別的學習經驗歸檔，這就是計畫的功用！」
一般人之所以缺乏執行力，是因為沒有高效率。周龍鴻建議用「大塊時間法則」，把每天要做的事分成「容易的事」與「重要的事」，每天至少要有連續120分鐘能專心做事，完全不受打擾。
先用前30分鐘完成「容易的事」（就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」），像是回e-mail。時間一到，不管有沒有做完，就切到規畫專案之類「重要的事」上，如果做得起勁，超過90分鐘也無所謂。
每天下班前再「Check」，要是今天的「Do」有沒有做好，再調整明天的「Action」。只要能貫徹用PDCA拆解每一件事，就能用最有效率的方式，達成工作與生活的終極目標。 

 

如何用PDCA做人生與工作的時間管理？

PDCA不只可用來做平日的工作排程，小到每天哪幾個小時該做那件事，大到個人一生的目標規畫，都可以套用在PDCA的架構下，幫你做出最理想的分配，善用人生的每分每秒！

Step1：
先擬定出自己的「人生目標」，並以此做為制定計畫的準則，讓每一個年度計畫都能符合自己預期的最終人生目標。

Step2：
在確認人生目標後，將關於「工作」與「人生」所有的「年度計畫」列出來，並依照「重要性」「急迫性」及「成功機會」來給分數，最佳的給5分，最差的給 1 分。將3個分數相乘，分數最高者，為最優先執行的計畫。 

Step3：
在確定該先執行哪些計畫後，再將每個計畫都用PDCA來加以拆解，規畫出應做事項與工作內容。 

Step4：
在確定應做事項後，執行時，依照每周的進度或每天的體力分佈狀況，決定做事的時間。

Step5：
最後，每件事都用「大塊時間法則」來執行。如此，就能確實掌握每件事的重要性，將時間做出最有效率的安排。

歌曲名:miss you
演唱者:m-flo loves melody & 山本領平

Flavor Of Life
作詞：宇多田ヒカル  作曲：宇多田ヒカル

詞曲唄：CHARA
甘い涙 恋の話ね
あるだけ そこにだいて あたしとなえた

あなた
作詞：小坂明子
作曲：小坂明子